Kunden mit mehreren offenen Aufträgen erkennen

Nachdem die Kundenverwaltung nun seit einigen Wochen online ist, wurde mir der Wunsch zugetragen, dass das Programm darauf hinweisen soll, wenn ein Kunde mehrere offene Bestellungen hat, damit man diese zusammenfassen und gemeinsam bearbeiten / versenden kann.

Da mir das eine sinnvolle Erweiterung zu sein scheint, habe ich es jetzt umgesetzt und möchte hier kurz über die Bedienung dieser Funktionalität berichten.

Bestellübersicht

Hier wird jetzt neben einer Bestellung in der Aktionen-Spalte ein neues Icon (Kette) angezeigt, falls es weitere offene Bestellungen dieses Kunden gibt.

Ein Klick auf das Icon öffnet den Bestellungen zusammenfassen Dialog: 

Spezialfilter

Außerdem gibt es die Möglichkeit, über einen sogenannten Spezialfilter die Anzeige der Bestellliste auf Kunden zu reduzieren, die aktuell mehrere offene Bestellungen haben:

Bestelldetails

Öffnet man die Detailansicht einer solchen Bestellung, wird ganz oben eine Liste der weiteren offenen Bestellungen angezeigt. Ein Klick auf eine der Bestellungen öffnet die entsprechende Detailansicht.

Als offene Bestellung wird übrigens eine Bestellung im Status Bestellt, Bestätigt oder Bezahlt angesehen.

Neues Exportformat für den DHL Versandhelfer

Wer das Programm DHL Versandhelfer benutzt, kann ab sofort das neue Exportformat DHL Versandhelfer CSV benutzen, um seine Adressdaten in das Adressbuch des Versandhelfers zu übernehmen.

Nettopreise auf der Rechnung ausgeben

Bisher werden beim Erzeugen der Rechnungen Einzel- und Gesamtpreis der Auftragspositionen als Bruttopreise inkl. Umsatzsteuer ausgegeben.

Das wurde bewusst so gemacht, weil in der Regel Endkunden beliefert werden, die zum Bruttopreis eingekauft haben.

Da es aber vermehrt den Wunsch gab, auf der Rechnung die Nettopreise auszugeben, ist es jetzt möglich, im Rechnungslayout festzulegen, ob die Positionen Brutto oder Netto dargestellt werden.

Dazu gibt es ein neues Häkchen auf der letzten Seite im Assistenten für das Rechnungslayout Nettopreise anzeigen:

Wird dieses Häkchen aktiviert, werden die Auftragspositionen und die Versandkosten als Nettobeträge auf der Rechnung ausgewiesen (sofern Umsatzsteuer erhoben wird).

Da man jeder einzelnen Bestellung oder auch allen Bestellungen eines Shops ein Rechnungslayout zuweisen kann, ist es auch einfach möglich sowohl mit Netto- als auch mit Bruttopreisen zu arbeiten, indem einfach ein zweites Rechnungslayout eingerichtet wird.

Verbesserte Anbindung an DaWanda

Alle Rechnungsdrucker, die Änderungen am Bestellstatus wieder zu DaWanda übertragen möchten, sind ja auf Firefox + Greasemonkey + Benutzerskript angewiesen (Siehe auch der ursprüngliche Blogeintrag).

Das Benutzerskript wurde jetzt um die folgenden Funktionen erweitert:

• Selektives Übertragen von Statusänderungen: Man kann jetzt einzelne Änderungen von der Übertragung ausschließen.
• Direktes Erstellen von Rechnungen und Lieferscheinen sowie Einsehen der Kundenhistorie direkt aus der DaWanda-Seite:

Neben jeder Bestellung tauchen drei neue Buttons auf, über die Rechnung und Lieferschein angefordert werden kann. Ein Klick auf den letzten Button öffnet die Kundenhistorie in einem Dialogfenster.

Voraussetzung ist wie immer, dass du im selben Browser beim Rechnungsdruck eingeloggt bist.
Hier ist der Link, um das Benutzerskript auf die Version 3.0.4 zu aktualisieren: https://www.rechnungsdruck.com/Scripts/Rechnungsdruck.DaWanda.Status.user.js

Kundenverwaltung

Nach längerer Pause gibt es heute ein etwas größerer Update, das die Anwendung um eine neue zentrale Funktionalität erweitert:

Eine Kundenverwaltung

Viele Benutzer haben den Wunsch geäußert, eine Liste mit allen Kunden exportieren oder einfach nur die Historie eines Kunden mit allen Bestellungen, Nachrichten und Vorgängen einsehen zu können.

Das alles ist ab sofort möglich. Die Kundenverwaltung erreichst du über den neuen Menupunkt Kunden.
Dort wird eine Liste aller Kunden angezeigt. Es ist möglich:

• nach Kunden zu suchen
• neue Kunden von Hand anzulegen
• Kundendaten zu bearbeiten
• Adressdaten zu bearbeiten
• Ein eigenes Memofeld pro Kunde zu pflegen
• Kunden zusammenzufassen
• Die Historie eines Kunden mit allen Bestellungen und Nachrichten einzusehen
• Eine Liste mit allen Kunden als CSV Datei zu exportieren

Die neue Art der Kundenverwaltung hat auch Einfluss auf die Bestellungen. Bisher wurden die Adressdaten einfach in dem Bestelldatensatz gespeichert. Jetzt werden Kunden und Adressen separat gespeichert und die Bestellung erhält nur einen Verweis auf den Kunden-/Adressdatensatz.

Das hat natürlich auch Auswirkungen auf das Arbeiten mit Bestellungen.
In der Maske Bestellung bearbeiten stehen jetzt neue Funktionen bereit, um

• Der Bestellung einen anderen/neuen Kunden zuzuweisen
• Der Bestellung eine andere Adresse des Kunden zuzuweisen
• Eine Adresse zu bearbeiten / neu anzulegen

Diese neuen Funktionen sind in dem Block Kunden & Adressen zu finden.

Eine ausführliche Beschreibung aller Funktionen der Kundenverwaltung sind in der Hilfe zu finden: https://www.rechnungsdruck.com/Help/Customers

Die Adressdaten aller bereits importierten Bestellungen wurden automatisch konvertiert und zu Kunden zusammengefasst. Evtl. wurden in einzelnen Fällen eigentlich identische Adressen nicht als identisch erkannt und somit als doppelter Kunde angelegt. In solchen Fällen hilft die Funktion Kunden zusammenfassen.


Im Rahmen der Einführung der Kundenverwaltung wurde auch die Ansicht Bestellung bearbeiten komplett überarbeitet und neu strukturiert.

Die Datenfelder sind jetzt nach Themen sortiert in eigenen Kästchen mit der entsprechenden Überschrift gruppiert.

DHL Intraship Auftragsexport

Es gibt ja schon seit Längerem den DHL Intraship Adressexport, um eine Liste von Kundenadressen in das Intraship System zu importieren.

Der Nachteil dabei ist, dass in Intraship dann alle Sendungen manuell angelegt werden müssen, was im Zeitalter von Webservices und Schnittstellen nicht mehr wirklich zeitgemäß ist.


Deshalb gibt es seit ein paar Tagen auf vielfachen Wunsch einen neuen Export namens DHL Intraship Auftragsexport.


Damit ist es möglich, für ausgewählte Bestellungen direkt Sendungsaufträge in Intraship zu generieren.

Damit der Export verwendet werden kann, müssen zuerst einige Daten in den Einstellungen eingetragen werden. Dazu öffnest man über das Menu den Punkt Einstellungen -> Optionen für Datenexporte:

Dort öffnet man den Bereich DHL Intraship Auftragsexport und gibt seine von DHL erhaltene EKP Nummer, Teilnahmenummer, das Standardgewicht für die erstellten Sendungen und das zu übermittelnde DHL Produkt ein:

Übrigens, das Standardgewicht wird nur dann in eine Sendung eingetragen, wenn im Auftrag kein Wert für das neue Feld Gewicht hinterlegt wurde. Das Feld kann über Bestellung bearbeiten oder direkt in der Auftragsliste über die neue Spalte Gewicht gepflegt werden.


Nach dem Speichern muss noch die eigene Absenderadresse im Bereich "Deutsche Post INTERNETMARKE..." erfasst werden, falls noch nicht geschehen:

Auch hier das Speichern nicht vergessen.

Jetzt können die ersten Aufträge exportiert werden. 

Dazu wechselt man auf die Seite Bestellungen und wählt eine oder mehrere Bestellungen aus:

Jetzt kann man den Exportdialog über Aktionen für alle ausgewählten -> Aufträge exportieren öffnen:

Aus der Formatliste wird der Punkt DHL Intraship Auftrag CSV 5.3 gewählt und die Datei mit einem Klick auf Exportdatei downloaden heruntergeladen.

Jetzt geht es in Intraship weiter. Im linken Menu wird der Punkt Versandabwicklung Paket -> Import von 

Aufträgen aktiviert:

Sollte der Punkt fehlen, muss mit DHL Kontakt aufgenommen werden, da der Auftragsimport wohl erst nach Anfrage freigeschaltet wird.

In dem sich öffnenden Formular wählt man die eben erstellte Importdatei aus und klickt auf Datei importieren. Bitte kein Häkchen bei Importdatei mit Überschriften setzen und den Typ auf Standard Sendungsimport stehen lassen:

Nach dem Import wird eine Ergebnisseite angezeigt:

Im Idealfall sind keine Fehler aufgetreten. Häufige Fehler sind vergessene oder falsche Angaben in der Konfiguration (Absenderadresse, EKP und Teilnahmenummer).

Hat alles geklappt, finden sich die neuen Aufträge unter Versandabwicklung Paket -> Übersicht:

Manuelles Zuordnen von Zahlungseingängen um Suchmöglichkeit erweitert

Kann beim Zahlungsimport eine Zahlung nicht zugeordnet werden, oder wurde sie falsch zugeordnet, kann man über den Button Ändern einen Dialog öffnen, über den die Zahlung einer anderen Bestellung zugewiesen werden kann.

Dieser Dialog ist das Thema dieses Artikels, denn er wurde grundlegend überarbeitet:

Im oberen Teil des Dialoges werden die Details wie Betrag, Datum, Name, Verwendungszweck der ausgewählten Zahlung ausgegeben.

Handelt es sich um eine Pay Pal Zahlung wird darunter die beim Zahlungsanbieter hinterlegte Kundenadresse dargestellt.

Darunter findet sich eine Liste mit Bestellungen, die der Zahlung zugeordnet werden können. Nach Eingabe eines Textes in das Feld Suche und bestätigen mit Enter oder einem Klick auf den Button Suchen wird die Liste nach dem eingegebenen Text gefiltert.
Es wird in den Feldern Name, Bestellnummer, Rechnungsnummer, Benutzername des Käufers, Artikeltext und Artikelnummer gesucht.

Ein Klick auf den Button Zuordnen in einer Zeile schließt den Dialog und ändert die Zuordnung in der Tabelle der Zahlungseingänge:

Wichtig: Die Zahlungen werden auch bei manueller Zuordnung erst dann wirklich importiert, wenn die Seite mit dem Button Ausgewählte als bezahlt markieren verlassen wird.