Anbindung an iloxx

Wir freuen uns, dass wir ab sofort mit iloxx einen neuen Partner im Bereich Versand gewonnen haben.

iloxx ist über die offizielle iloxx API direkt an Billbee angebunden, so dass du aus Billbee Versandaufträge bei iloxx anlegen und Versandscheine drucken kannst.

Um mit Billbee über iloxx versenden zu können, musst du bei iloxx ein Benutzerkonto registrieren und die Schnittstelle freischalten lassen. Dazu meldest du dich über das Kontaktformular auf dieser Seite: http://www.iloxx.de/net/firmenkunden/kontakt/firmenkundenanfrage.aspx

Danach kannst du die iloxx Schnittstelle bei Billbee einrichten und Versandaufträge erstellen.
Infos zur Einrichtung findest du im Billbee Benutzerhandbuch.

Wer ist iloxx

iloxx AG – Günstige Versandlösungen aus einer Hand

Die iloxx AG ist ein Versandvermittler der in Zusammenarbeit mit über 30 namhaften Logistikdienstleistern Versandlösungen für nahezu jedes Transportproblem bietet. Als 100 %ige Tochter des DPD ist die iloxx für alle Versender bis zu einem Volumen von ca. 500 Paketen pro Monat zuständig. Mehrversender profitieren von dem Prinzip „Alles aus einer Hand“ und erhalten bereits ab 1 Paket pro Tag Sonderkonditionen beim Versand sowie Zugang zu praktischen Online-Tools welche die gesamte Auftragsabwicklung erleichtern.

Wechsel von / zur Kleinunternehmerregelung

Pünktlich zum Jahreswechsel wollen oder müssen viele Shopbetreiber den umsatzsteuerlichen Status des Kleinunternehmers nach §19 UStG. aufgeben und wechseln zur Regelbesteuerung.

In diesem Beitrag geht es darum, wie man sein Billbee Konto so konfiguriert, dass ab dem 1.1. Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen wird (Das funktioniert natürlich auch für den Wechsel vom Umsatzsteuerausweis hin zur Kleinunternehmerregelung)

Umsatzsteuersätze prüfen
Zuerst muss sichergestellt sein, dass die richtigen Umsatzsteuersätze konfiguriert sind. Viele Benutzer haben die Sätze auf 0% geändert, obwohl das eigentlich gar nicht notwendig gewesen wäre. Die Einstellung findet sich auf der Seite Einstellungen / Umsatzsteuer. Dort müssen die beiden Werte für den normalen und den ermäßigten Umsatzsteuersatz für das eigene Land eingetragen werden:

Waren hier falsche Werte eingetragen, wurden diese beim Anlegen der Bestellungen in die Bestelldatensätze kopiert und müssen nachträglich korrigiert werden. Falls das auf dich zutrifft, wende dich bitte über die Kontaktfunktion oder per EMail an uns.

Umsatzsteuer beim Bestellungsimport aktivieren
Für jeden verbundenen Shop sollte auf der Seite Einstellungen / Shops die Einstellung Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz angepasst werden (Normaler Ausweis der Umsatzsteuer). Dann werden beim Import bereits die richtigen Werte in die Bestellung geschrieben:

Bereits importierte Bestellungen anpassen
Alle vor der Änderung importierten oder von Hand angelegten Bestellungen stehen jetzt noch auf dem Modus Kleinunternehmerregelung. Sollte es viele Bestellungen betreffen, wende dich an uns, um alle Bestellungen auf einmal umstellen zu lassen. Einzelne Bestellungen können über die Funktion Bestellung bearbeiten von Hand von Kleinunternehmer auf Regelbesteuerung umgestellt werden. Dazu gibt es eine Auswahlliste mit dem Titel Umsatzsteuer:

Danach sollte dem Rechnungsdrucken mit Umsatzsteuer nichts mehr im Wege stehen ;) Änderungen am Layout sind nicht notwendig.

In Einzelfällen kann es passieren, dass jetzt immer noch keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, weil bei einzelnen Artikeln den Umsatzsteuersatz 0 eingestellt ist - dann hilft ein Bearbeiten der Artikel und Bestellpositionen, bzw. eine Nachricht an uns, wenn es viele Bestellungen betrifft.

Zahlungsimport und SEPA

Der Zahlungsimport versucht einen Zahlungseingang einer Bestellung zuzuordnen, indem unter anderem im Verwendungszweck nach der Bestellnummer gesucht wird.

Seit Neuestem kommt es häufiger vor, dass in den Verwendungszweck Zeilen - und damit auch gerne mal mitten in der Bestellnummer - scheinbar willkürliche Leerzeichen/Zeilenumbrüche vorkommen. Eventuell hat das mit der Umstellung auf SEPA zu tun.

Jedenfalls hat der Zahlungsimport dann Schwierigkeiten die zerstückelte Bestellnummer zu finden.

Deshalb haben wir den Algorithmus heute etwas angepasst, so dass eine Bestellnummer auch dann noch zugeordnet wird, wenn Leerzeichen innerhalb der Nummer stehen.

Es ist nicht auszuschließen, dass es dadurch unter Umständen auch zu Fehlzuordnungen kommen kann (z.B. bei sehr kurzen Bestellnummern). Falls jemand damit unerwartet Probleme haben sollte, bitte einfach hier oder auf den üblichen Kontaktwegen mit Beispielen melden.

Automatische Übersetzungen bei Etsy

Etsy hat neulich eine automatische / maschinelle Übersetzung der Artikeltexte eingeführt. Die Qualität der Übersetzungen lässt leider in der Regel sehr zu wünschen übrig (wer hätte das gedacht).

Billbee hat bisher die Artikeltexte immer in Deutsch von Etsy angefordert. Waren keine deutschen Texte hinterlegt, wurde eben der englische Text eingelesen.

Seit die maschinelle Übersetzung aktiv ist, liefern die Etsy Server statt dem englischen Original, den maschinellen Übersetzungsversuch ins Deutsche.

Deshalb haben wir den Import jetzt so angepasst, dass immer in der Hauptsprache des Shops eingelesen wird. Ist der Shop auf Englisch eingestellt, werden also grundsätzlich englische Texte eingelesen, auch wenn eine deutsche Übersetzung vorhanden ist.

Rechnungen / Lieferscheine erzeugen überarbeitet

Billbee kann neben Rechnungen ja auch Lieferscheine und Auftragsbestätigungen erzeugen.

Und das auch noch als eine lange PDF Datei, per Email an den Kunden, oder als einzel PDF Dateien in einem ZIP Archiv.

Da diese Möglichkeiten bisher in einem einzelnen Auswahlfeld kombiniert waren, haben viele Benutzer diese Möglichkeiten nicht gefunden.

Seit heute ist das alte Auswahlfeld "Ausgabe" in zwei Felder aufgeteilt:

Auswahl Dokumenttyp:

Auswahl Ausgabeformat:

So dass der ganze "Dokument erzeugen" Dialog jetzt so aussieht:

Außerdem ist es natürlich nach wie vor möglich, mit einem Klick eine Rechnung zu erzeugen:

• Spalte "Verlauf" einblenden (Mit dem Button "Ansicht")
• Klick auf das Dokument Icon:

Als letzte Verbesserung sei noch genannt, dass ab sofort der Fortschritt in dem Button "Rechnungen erzeugen" angezeigt wird, falls mehrere Dokumente erstellt werden.

Billbee: Dropbox als Rechnungsarchiv nutzen

Seit heute kannst du Billbee mit deinem Dropbox Konto verbinden, um die Dropbox als Rechnungsarchiv zu nutzen und alle deine erzeugten Rechnungen systematisch als einzelne PDF Dateien abzulegen und zu archivieren.

Falls du noch kein Dropbox Konto hast, kannst du dir hier ganz einfach ein Konto kostenlos registrieren und erhälst 5GB freien Speicherplatz!

Was ist die Dropbox?

Dropbox ist ein online Speicherdienst, mit dem du Dateien in der Cloud sichern und zwischen allen deinen Geräten synchronisieren kannst.

Schritt für Schritt Anleitung

1 Verbindung einrichten

Geh auf die Seite Einstellungen / Dropbox und verbinde dich mit der Dropbox:

Ist die Verbindung erfolgreich, wird dein Name und die Nummer deiner Dropbox angezeigt:

2 Rechnungsarchiv aktivieren

Aktiviere die Archivfunktion und wähle das Ordnerformat:

3 Rechnungen wie gewohnt erzeugen

Du erzeugst einfach deine Rechnungen in gewohnter Weise. Egal ob du mehrere Rechnungen oder einzelne Rechnungen, als ZIP oder PDF oder per Email an den Kunden sendest - alle Rechnungen landen automatisch als Kopie in deiner Dropbox:

Sicherheit

Übrigens: Billbee kann nicht auf andere Daten in deiner Dropbox zugreifen - es wird ein privater Ordner Apps/Billbee erstellt. Und nur dort hat Billbee Zugriff.

Weitere Ideen

Wir sind gerade dabei, weitere spannende Nutzungsmöglichkeit eines Dropbox Kontos in Verbindung mit Billbee auszuloten.

Zum Beispiel könnte man über die Dropbox auch wunderbar Downloads für Kunden anbieten, wie E-Books oder andere digitale Artikel.

Billbee: Download von Rechnungen durch den Kunden

Du kannst Billbee seit heute so konfigurieren, dass deine Kunden ihre Rechnung direkt aus der Billbee Anwendung herunterladen können. Das ist insbesondere für Verkäufer von digitalen (Download) Waren interessant, da dadurch der Lieferprozess komplett automatisiert werden kann.