Postfix und Platzhalter bei Nummernkreisen

 Seit Kurzem gibt es zwei kleine Erweiterungen beim Erzeugen von Rechnungsnummern:

1. Man kann neben einem Prefix (also einen Text, der vor der Rechnungsnummer ausgegeben wird) jetzt auch einen Postfix (einen Text, der nach der Rechnungsnummer ausgegeben wird) konfigurieren.
2. Postfix und Prefix unterstützen einige Platzhalter, mit denen Teile des Rechnungsdatums wie Jahr, Monat oder Tag dynamisch in die Rechnungsnummer eingetragen werden können.

Wartungsarbeiten am 10.11.2012 zwischen 8:00 und 16:00

So, damit auch niemand sagen kann, er hätte von nichts gewusst, auch noch mal über diesen Kanal:

Morgen, am Samstag, den 10.11.2012 zwischen ca. 8:00 und 16:00 findet im Rechenzentrum, in dem die Rechnungsdruck-Anwendung betrieben wird ein Umzug von einigen Servern statt.

Die Anwendung steht in dieser Zeit nicht zur Verfügung.

Artikelverwaltung / Lagerhaltung

Die Artikelverwaltung fristete bisher ja eher ein Schattendasein. Es wurden zwar alle Artikel für die Verkäufe vorliegen importiert, aber viel mehr als den zu verwendenden Umsatzsteuersatz festzulegen, war nicht möglich.

Aufträge einem Bearbeiter zuweisen

Als direktes Follow-up auf die Mitarbeiterverwaltung gibt es jetzt die Möglichkeit, Aufträgen einen Mitarbeiter zuzuweisen und die Liste der Aufträge nach Mitarbeiterzuordnung zu filtern.

Mitarbeiterbenutzer

Für die größeren Shops mit eigenen Mitarbeitern gibt es seit heute die Möglichkeit weitere Benutzerkonten für Mitarbeiter oder Kollegen einzurichten, die alle mit demselben Hauptbenutzerkonto verknüpft sind und auf dieselben Daten zugreifen können.

Die Benutzerkonten können mit beschränkten Berechtigungen angelegt werden, so dass nur bestimmte Bereiche der Anwendung zugänglich sind.

Die Benutzerverwaltung ist über Einstellungen -> Mitarbeiter erreichbar.

Zahlungen von mehreren Konten einlesen

Heute hat sich die Abfrage der Zahlungseingänge über Pay Pal / Bankkonto etwas geändert.
Gründe für die Umstellung waren

1. Unterstützung für mehrere Pay Pal Konten mit unterschiedlichen Email Adressen
2. Gleichzeitige Abfrage mehrerer Konten, um Zahlungen in einem Schritt zuordnen zu können
3. Vorbereitung für einen vollautomatischen, zeitgesteuerten Zahlungsimport

Bisher konnte immer nur ein Konto zur gleichen Zeit abgefragt werden. Bei Pay Pal gab es außerdem die Einschränkung, dass nur das Konto mit der bei der Registierung angegebenen Email Adresse abgefragt werden konnte.

Kunden mit mehreren offenen Aufträgen erkennen

Nachdem die Kundenverwaltung nun seit einigen Wochen online ist, wurde mir der Wunsch zugetragen, dass das Programm darauf hinweisen soll, wenn ein Kunde mehrere offene Bestellungen hat, damit man diese zusammenfassen und gemeinsam bearbeiten / versenden kann.

Da mir das eine sinnvolle Erweiterung zu sein scheint, habe ich es jetzt umgesetzt und möchte hier kurz über die Bedienung dieser Funktionalität berichten.

Bestellübersicht

Hier wird jetzt neben einer Bestellung in der Aktionen-Spalte ein neues Icon (Kette) angezeigt, falls es weitere offene Bestellungen dieses Kunden gibt.

Ein Klick auf das Icon öffnet den Bestellungen zusammenfassen Dialog: 

Spezialfilter

Außerdem gibt es die Möglichkeit, über einen sogenannten Spezialfilter die Anzeige der Bestellliste auf Kunden zu reduzieren, die aktuell mehrere offene Bestellungen haben:

Bestelldetails

Öffnet man die Detailansicht einer solchen Bestellung, wird ganz oben eine Liste der weiteren offenen Bestellungen angezeigt. Ein Klick auf eine der Bestellungen öffnet die entsprechende Detailansicht.

Als offene Bestellung wird übrigens eine Bestellung im Status Bestellt, Bestätigt oder Bezahlt angesehen.

Neues Exportformat für den DHL Versandhelfer

Wer das Programm DHL Versandhelfer benutzt, kann ab sofort das neue Exportformat DHL Versandhelfer CSV benutzen, um seine Adressdaten in das Adressbuch des Versandhelfers zu übernehmen.

Nettopreise auf der Rechnung ausgeben

Bisher werden beim Erzeugen der Rechnungen Einzel- und Gesamtpreis der Auftragspositionen als Bruttopreise inkl. Umsatzsteuer ausgegeben.

Das wurde bewusst so gemacht, weil in der Regel Endkunden beliefert werden, die zum Bruttopreis eingekauft haben.

Da es aber vermehrt den Wunsch gab, auf der Rechnung die Nettopreise auszugeben, ist es jetzt möglich, im Rechnungslayout festzulegen, ob die Positionen Brutto oder Netto dargestellt werden.

Dazu gibt es ein neues Häkchen auf der letzten Seite im Assistenten für das Rechnungslayout Nettopreise anzeigen:

Wird dieses Häkchen aktiviert, werden die Auftragspositionen und die Versandkosten als Nettobeträge auf der Rechnung ausgewiesen (sofern Umsatzsteuer erhoben wird).

Da man jeder einzelnen Bestellung oder auch allen Bestellungen eines Shops ein Rechnungslayout zuweisen kann, ist es auch einfach möglich sowohl mit Netto- als auch mit Bruttopreisen zu arbeiten, indem einfach ein zweites Rechnungslayout eingerichtet wird.

Verbesserte Anbindung an DaWanda

Alle Rechnungsdrucker, die Änderungen am Bestellstatus wieder zu DaWanda übertragen möchten, sind ja auf Firefox + Greasemonkey + Benutzerskript angewiesen (Siehe auch der ursprüngliche Blogeintrag).

Das Benutzerskript wurde jetzt um die folgenden Funktionen erweitert:

• Selektives Übertragen von Statusänderungen: Man kann jetzt einzelne Änderungen von der Übertragung ausschließen.
• Direktes Erstellen von Rechnungen und Lieferscheinen sowie Einsehen der Kundenhistorie direkt aus der DaWanda-Seite:

Neben jeder Bestellung tauchen drei neue Buttons auf, über die Rechnung und Lieferschein angefordert werden kann. Ein Klick auf den letzten Button öffnet die Kundenhistorie in einem Dialogfenster.

Voraussetzung ist wie immer, dass du im selben Browser beim Rechnungsdruck eingeloggt bist.
Hier ist der Link, um das Benutzerskript auf die Version 3.0.4 zu aktualisieren: https://www.rechnungsdruck.com/Scripts/Rechnungsdruck.DaWanda.Status.user.js

Kundenverwaltung

Nach längerer Pause gibt es heute ein etwas größerer Update, das die Anwendung um eine neue zentrale Funktionalität erweitert:

Eine Kundenverwaltung

Viele Benutzer haben den Wunsch geäußert, eine Liste mit allen Kunden exportieren oder einfach nur die Historie eines Kunden mit allen Bestellungen, Nachrichten und Vorgängen einsehen zu können.

Das alles ist ab sofort möglich. Die Kundenverwaltung erreichst du über den neuen Menupunkt Kunden.
Dort wird eine Liste aller Kunden angezeigt. Es ist möglich:

• nach Kunden zu suchen
• neue Kunden von Hand anzulegen
• Kundendaten zu bearbeiten
• Adressdaten zu bearbeiten
• Ein eigenes Memofeld pro Kunde zu pflegen
• Kunden zusammenzufassen
• Die Historie eines Kunden mit allen Bestellungen und Nachrichten einzusehen
• Eine Liste mit allen Kunden als CSV Datei zu exportieren

Die neue Art der Kundenverwaltung hat auch Einfluss auf die Bestellungen. Bisher wurden die Adressdaten einfach in dem Bestelldatensatz gespeichert. Jetzt werden Kunden und Adressen separat gespeichert und die Bestellung erhält nur einen Verweis auf den Kunden-/Adressdatensatz.

Das hat natürlich auch Auswirkungen auf das Arbeiten mit Bestellungen.
In der Maske Bestellung bearbeiten stehen jetzt neue Funktionen bereit, um

• Der Bestellung einen anderen/neuen Kunden zuzuweisen
• Der Bestellung eine andere Adresse des Kunden zuzuweisen
• Eine Adresse zu bearbeiten / neu anzulegen

Diese neuen Funktionen sind in dem Block Kunden & Adressen zu finden.

Eine ausführliche Beschreibung aller Funktionen der Kundenverwaltung sind in der Hilfe zu finden: https://www.rechnungsdruck.com/Help/Customers

Die Adressdaten aller bereits importierten Bestellungen wurden automatisch konvertiert und zu Kunden zusammengefasst. Evtl. wurden in einzelnen Fällen eigentlich identische Adressen nicht als identisch erkannt und somit als doppelter Kunde angelegt. In solchen Fällen hilft die Funktion Kunden zusammenfassen.


Im Rahmen der Einführung der Kundenverwaltung wurde auch die Ansicht Bestellung bearbeiten komplett überarbeitet und neu strukturiert.

Die Datenfelder sind jetzt nach Themen sortiert in eigenen Kästchen mit der entsprechenden Überschrift gruppiert.

DHL Intraship Auftragsexport

Es gibt ja schon seit Längerem den DHL Intraship Adressexport, um eine Liste von Kundenadressen in das Intraship System zu importieren.

Der Nachteil dabei ist, dass in Intraship dann alle Sendungen manuell angelegt werden müssen, was im Zeitalter von Webservices und Schnittstellen nicht mehr wirklich zeitgemäß ist.


Deshalb gibt es seit ein paar Tagen auf vielfachen Wunsch einen neuen Export namens DHL Intraship Auftragsexport.


Damit ist es möglich, für ausgewählte Bestellungen direkt Sendungsaufträge in Intraship zu generieren.

Damit der Export verwendet werden kann, müssen zuerst einige Daten in den Einstellungen eingetragen werden. Dazu öffnest man über das Menu den Punkt Einstellungen -> Optionen für Datenexporte:

Dort öffnet man den Bereich DHL Intraship Auftragsexport und gibt seine von DHL erhaltene EKP Nummer, Teilnahmenummer, das Standardgewicht für die erstellten Sendungen und das zu übermittelnde DHL Produkt ein:

Übrigens, das Standardgewicht wird nur dann in eine Sendung eingetragen, wenn im Auftrag kein Wert für das neue Feld Gewicht hinterlegt wurde. Das Feld kann über Bestellung bearbeiten oder direkt in der Auftragsliste über die neue Spalte Gewicht gepflegt werden.


Nach dem Speichern muss noch die eigene Absenderadresse im Bereich "Deutsche Post INTERNETMARKE..." erfasst werden, falls noch nicht geschehen:

Auch hier das Speichern nicht vergessen.

Jetzt können die ersten Aufträge exportiert werden. 

Dazu wechselt man auf die Seite Bestellungen und wählt eine oder mehrere Bestellungen aus:

Jetzt kann man den Exportdialog über Aktionen für alle ausgewählten -> Aufträge exportieren öffnen:

Aus der Formatliste wird der Punkt DHL Intraship Auftrag CSV 5.3 gewählt und die Datei mit einem Klick auf Exportdatei downloaden heruntergeladen.

Jetzt geht es in Intraship weiter. Im linken Menu wird der Punkt Versandabwicklung Paket -> Import von 

Aufträgen aktiviert:

Sollte der Punkt fehlen, muss mit DHL Kontakt aufgenommen werden, da der Auftragsimport wohl erst nach Anfrage freigeschaltet wird.

In dem sich öffnenden Formular wählt man die eben erstellte Importdatei aus und klickt auf Datei importieren. Bitte kein Häkchen bei Importdatei mit Überschriften setzen und den Typ auf Standard Sendungsimport stehen lassen:

Nach dem Import wird eine Ergebnisseite angezeigt:

Im Idealfall sind keine Fehler aufgetreten. Häufige Fehler sind vergessene oder falsche Angaben in der Konfiguration (Absenderadresse, EKP und Teilnahmenummer).

Hat alles geklappt, finden sich die neuen Aufträge unter Versandabwicklung Paket -> Übersicht:

Manuelles Zuordnen von Zahlungseingängen um Suchmöglichkeit erweitert

Kann beim Zahlungsimport eine Zahlung nicht zugeordnet werden, oder wurde sie falsch zugeordnet, kann man über den Button Ändern einen Dialog öffnen, über den die Zahlung einer anderen Bestellung zugewiesen werden kann.

Dieser Dialog ist das Thema dieses Artikels, denn er wurde grundlegend überarbeitet:

Im oberen Teil des Dialoges werden die Details wie Betrag, Datum, Name, Verwendungszweck der ausgewählten Zahlung ausgegeben.

Handelt es sich um eine Pay Pal Zahlung wird darunter die beim Zahlungsanbieter hinterlegte Kundenadresse dargestellt.

Darunter findet sich eine Liste mit Bestellungen, die der Zahlung zugeordnet werden können. Nach Eingabe eines Textes in das Feld Suche und bestätigen mit Enter oder einem Klick auf den Button Suchen wird die Liste nach dem eingegebenen Text gefiltert.
Es wird in den Feldern Name, Bestellnummer, Rechnungsnummer, Benutzername des Käufers, Artikeltext und Artikelnummer gesucht.

Ein Klick auf den Button Zuordnen in einer Zeile schließt den Dialog und ändert die Zuordnung in der Tabelle der Zahlungseingänge:

Wichtig: Die Zahlungen werden auch bei manueller Zuordnung erst dann wirklich importiert, wenn die Seite mit dem Button Ausgewählte als bezahlt markieren verlassen wird.

Produkteigenschaften

Produkteigenschaften sind wie der Name schon sagt, Eigenschaften von Produkten wie Farbe, Größe, Papierart, ...

Manche Shopsysteme erlauben es, dass der Käufer beim Bestellen eines Produktes für bestimmte Eigenschaften einen Wert aussuchen kann.

Diese Produkteigenschaften werden vom Rechnungsdruck verarbeitet, wurden bisher aber nur auf der Rechnung ausgegeben und intern in der Datenbank gespeichert.

Seit heute sind die Produkteigenschaften auch an zwei weiteren Stellen zu sehen:

1. In der Auftragsliste.
2. In der Detailansicht einer Bestellung

Auf den ersten Punkt gehe ich hier jetzt nicht näher ein, der zweite Punkt (Detailansicht) erlaubt es jetzt allerdings auch über den Rechnungsdruck die Produkteigenschaften zu bearbeiten, zu löschen oder einer Bestellposition neue Eigenschaften hinzuzufügen.

Die Bedienung erfolgt analog zum Bearbeiten der Bestellpositionen, nur eben eine Ebene darunter.

Im Screenshot ist eine Position mit einer ausgefüllten und einer neuen Eigenschaft zu sehen:

Buchhaltungsexport für DATEV und Collmex

Der normalsterbliche Mensch hat ja bis zum 31.5. Zeit, seine Steuererklärung abzugeben. Das heißt, es wird langsam Zeit, sich an den ungeliebten Papierkram zu setzen und die Einnahmen und Ausgaben des letzten Jahres zusammenzusuchen.

Zum Glück gibt es für alle Rechnungsdruck-Nutzer eine Erleichterung, zumindest was die Einnahmen angeht. Möchtest du deine Verkaufsdaten an deinen Steuerberater übermitteln? Nutze den neuen DATEV-Export, um die Daten im DATEV Format zu exportieren. In den Optionen musst du vorher einige Einstellungen vornehmen. Unter Anderem kannst du dort flexibel die Buchhaltungskonten vorgeben, und sogar die Bestellungen einzelner Shops auf einzelne Konten verteilen:

Nutzt du keine DATEV kompatible Buchhaltungssoftware, gibt es noch die Alternative, die Daten zu unserem Partner Collmex Online Buchhaltung zu exportieren.

Auch hier besteht die Möglichkeit die Konten einzeln vorzugeben und Bestellungen von einzelnen Shops auf separate Konten zu buchen. In der Hilfe werden die Details erklärt.

Der Export selber wird wie immer über die Seite Bestellungen -> Klick auf Aktionen für alle ausgewählten -> Aufträge exportieren gestartet.
In dem sich öffnen Dialog wird das Exportformat ausgewählt (DATEV oder Collmex), der Zeitbereich wird auf 1.1.2011 - 31.12.2011 gestellt und die zu exportierenden Shops werden ausgewählt:

Rabatte

Es ist jetzt möglich, einzelne Bestellpositionen mit Rabatten zu versehen. Dazu gibt es in der Bestellbearbeitung bei den Positionen ein neues Feld Rabatt, in das der prozentuale Rabatt auf den Preis eingegeben werden kann:

Der Gesamtpreis wird sofort aktualisiert, wenn der Rabatt geändert wird, aber natürlich erst nach einem Klick auf Speichern in die Datenbank übernommen.
Auf der Rechnung wird der Rabatt dann separat ausgewiesen:

Rabatte werden automatisch von Gambio/xtCommerce Bestellungen übernommen.
Die automatische Übernahme bei Etsy Bestellungen folgt in Kürze, DaWanda überträgt die Rabattinformationen leider nicht über die API.

Kleinere Anpassungen

Heute ging ein kleines Update online, das die folgenden Punkte enthält:

Ebay Konten: Aufträge ohne Kaufabwicklung werden nach einer Stunde importiert.

Vergisst ein Käufer die Ebay Kaufabwicklung abzuschließen und bezahlt die Bestellung einfach, wurde die Bestellung bisher nicht in den Rechnungsdruck importiert. Ab jetzt werden auch Bestellungen ohne Kaufabwickung nach einer Stunden importiert. Zahlart und Versandkosten werden nachträglich übernommen, falls die Kaufabwicklung doch noch durchgeführt wird.

Position beim Etikettendruck

Die nächste Etikettenposition beim Etikettendruck wird jetzt automatisch berechnet und vorgegeben. Man kann also ohne großes Nachdenken ein angefangenes Etikettenpapier einfach weiterbedrucken. Der Druck wird einfach mit dem nächsten freien Etikett fortgesetzt.

Zahlungseingang bei abgeschlossenen und gelöschten Bestellungen

Wird ein Zahlungseingang auf eine Bestellung registriert, die abgeschlossen oder gelöscht ist, wird beim Zahlungsimport eine Warnung ausgegeben.

RTF Format für Rechnungen

Rechnungen können jetzt neben PDF auch als RTF (Rich Text Format) ausgegeben werden und danach mit einer Textverarbeitung wie Word weiterverarbeitet werden.
Die Einstellung des Formates  erfolgt unter Einstellungen -> Allgemeine Einstellungen:

Übernahme der Pay Pal Adresse als Lieferadresse

Der Pay Pal Zahlungsabgleich prüft ab sofort, ob die bei Pay Pal hinterlegte Adresse mit der Lieferadresse aus der Bestellung übereinstimmt.

Wenn dem nicht so ist, wird eine Warnung angezeigt und die Möglichkeit eingeräumt, die Pay Pal Adresse in die Bestellung zu übernehmen. Das hat den Hintergrund, dass der Pay Pal Käuferschutz nur greift, wenn an die bei Pay Pal hinterlegte Adresse versendet wird:

Unter Einstellungen -> Allgemeine Einstellungen kann festgelegt werden, ob das Übernahmehäkchen standardmäßig gesetzt ist, oder erst von Hand bestätigt werden muss:

Datenexport von Bestellungen mit erweiterter Datumsauswahl

Bestellungen können ja bereits seit langem in verschiedenen Formaten exportiert werden.
Die Auswahl fand entweder über das direkte Selektieren einzelner Bestellungen oder über eine Datumsangabe statt, die sich auf das Bestelldatum bezog.

Um den Export etwas flexibler zu machen, ist es jetzt möglich anzugeben, auf welches Datum sich die Datumsauswahl bezieht. Zur Auswahl stehen:

• Bestelldatum
• Bezahldatum
• Rechnungsdatum
• Lieferdatum

Viele Benutzer möchten alle Bestellungen mit Zahlungseingang in einem bestimmten Monat exportieren. Das ist nun mit der neuen Datumsauswahl möglich:

Ebay, big cartel und Pay Pal Shops

So langsam verlassen wir den reinen Handmade Sektor und öffnen uns auch den althergebrachten Verkaufskanälen.

Seit heute ist die Anbindung der folgenden neuen Online Shop Systeme offiziell im Rechnungsdruck verfügbar:

• Ebay: Wer kennt nicht das Online Auktionshaus mit den bunten Buchstaben. Gerade Materialverkäufer haben oft neben dem DaWanda oder Etsy Shop auch einen eigenen Ebay Shop. Dieser kann sofort in den Rechnungsdruck-Ablauf integriert werden.
• big cartel (Pay Pal): big cartel ist ein einfaches Online Shop System, das als Bestellbackend einfach ein Pay Pal Konto verwendet. Das heißt, alle Bestellungen, die im big cartel Shop eingehen, werden sofort zu Pay Pal weitergeleitet und dort als sogenannte Warenkorbzahlung erfasst. Ab sofort können solche Bestellungen auch automatisch in den Rechnungsdruck importiert und weiter verarbeitet werden.

Die Einbindung ist wie gewohnt kinderleicht. Die Hilfe Seiten enthalten detailierte Instruktionen mit Bildern, wie man seinen Ebay bzw. big cartel Shop hinzufügen kann.

Natürlich wird auch die Käuferbenachrichtigung über konfigurierbare Texte unterstützt.

Auswertungen von Verkaufszahlen

Auf besonderen Wunsch von miniblings haben wir einige neue Berichte zur Auswertung der Verkaufszahlen erstellt, die ich euch hier im Einzelnen kurz vorstellen möchte.
Die Berichte sind alle über den Menupunkt Berichte (wär hätte das gedacht) erreichbar. Für alle Berichte kann der zu berücksichtigende Zeitraum ausgewählt werden, manche Berichte unterstützen auch erweiterte Filtermöglichkeiten wie z.B. die Aufteilung der Verkäufe auf einzelne Shops.

Grundsätzliches
Der angegebene Umsatz bezieht sich immer auf den Bruttoumsatz (also inkl. Umsatzsteuer, falls ausgewiesen) und exklusive Versandkosten.

Die Anzahl steht für die Anzahl der Aufträge im gewählten Zeitraum. Es ist nicht die Anzahl der Auftragspositionen oder die Anzahl der verkauften Produkte gemeint.

Die Datumsauswahl bezieht sich immer auf das Bestelldatum. Es werden alle Auftgräge bis auf solche im Status gelöscht oder Reklamation/Storno berücksichtigt.

Auswahl der Parameter
Jede Auswertung kann über die Eingabefelder oben auf der Seite parametrisiert werden:

Im Einzelnen können folgende Optionen festgelegt werden:

• Datumsbereich wählen: Der Zeitraum, aus dem Bestellungen berücksichtigt werden kann hier ausgewählt werden. Je nach Bericht wird ein bestimmter Zeitraum vorgegeben.
• Shops auswählen: Hier wird festgelegt, welche Shops in der Auswertung dargestellt werden. Die meisten Berichte zeigen einzelne Graphen für jeden Shop an. Wird das Häkchen bei Alle Shops summieren gesetzt, wird nur ein Graph gezeigt, der die Summe über alle Shops darstellt.
• Einzelne Werte anzeigen: Legt fest, ob die genauen Werte der einzelnen Datenpunkte mit im Graph ausgegeben werden.

• Datenexport: Jeder Bericht kann in einer Vielzahl von Formaten gespeichert werden (z.B. PDF, HTML oder EXCEL). Ein Klick auf die Diskette erzeugt die Datei, die dann vom Browser heruntergeladen wird. Damit lassen sich Auswertungen auf dem eigenen Rechner weiter bearbeiten:

            

Die einzelnen Berichte

Monatsumsatz im Jahresvergleich

Diesen Bericht gibt es schon etwas länger. Er bildet die Summe aller Verkäufe eines Monats und sortiert die Monatswerte nach Jahr. Das heißt, man sieht im direkten Vergleich den Wert eines Monats mit den gleichen Monaten der Vorjahre nebeneinander:

Tagesumsatz

Listet den Umsatz und die Anzahl nach einzelnen Tagen summiert als Graph pro Shop auf. Dieser Bericht ist geeignet für die Auswertung von kürzeren Auswertungen von etwa bis zu einem Monat:

Verkäufe nach Wochentag

Listet Verkäufe summiert nach Wochentag auf. Die Ausgabe enthält also unabhängig vom Zeitraum immer maximal sieben Einträge. Die zweite Grafik zeigt die Auswertung mit aktivierter Option Alle Shops summieren:

Verkäufe nach Uhrzeit

 Listet Verkäufe summiert nach Uhrzeit (Stunde) auf. Die Ausgabe enthält also unabhängig vom Zeitraum immer maximal 24 Einträge. Diese Auswertung ist interessant, um die Einstellzeiten von Produkten zu optimieren.

Verkäufe nach Wochentag und Uhrzeit

Diese Auswertung kombiniert die beiden vorherigen Berichte. Die Verkäufe werden pro Stunde und Wochentag summiert und in zwei verschiedenen Formen ausgegeben.

Die erste Grafik zeigt pro Wochentag einen Graph, der die Summe der einzelnen Stunden darstellt.

Die zweite Grafik listet die Wochentag auf der X-Achse und stellt pro Stunde einen farbigen Balken dar, der den Verkäufen in dieser Stunde entspricht:

Durchschnittliche Tagesverkäufe pro Monat
Der letzte Bericht zeigt den durchschnittlichen Tagesumsatz und die durchschnittliche Tagesanzahl von Verkäufen für jeden Monat des ausgewählten Zeitraums:

Einen Etsy Shop einbinden

Weil wir den Luxus, Rechnungen nicht mehr von Hand schreiben zu müssen, nicht den Etsianern vorenthalten möchten und Etsy eine wunderbare API anbietet, ist es ab sofort möglich auch Etsy-Shops mit dem Rechnungsdruck zu verwalten.

Vielen Dank übrigens an Antonia von Etsy für den netten Blog Eintrag!

Das Hinzufügen funktioniert im Prinzip genau wie bei einem DaWanda Shop über die Seite Einstellungen -> Shops und einen Klick auf Etsy-Shop hinzufügen.

Du wirst jetzt auf die Etsy Seite umgeleitet und musst dich mit deinem Etsy Account einloggen:

Danach wirst du gefragt, ob du der Rechnungsdruck Anwendung den Zugang zu deinen Bestelldaten gewähren möchtest. Du musst mit einem Klick auf Zugang gewähren deine Zustimmung erteilen:

Hat alles geklappt werden jetzt die aktuellen Bestellungen abgefragt und der Shop ist ab sofort mit dem Rechnungsdruck verknüpft.

Die Bestellungen werden jetzt regelmäßig und vollautomatisch abgeglichen, sobald du in der Rechnungsdruck Anwendung aktiv bist.

Übrigens: Etsy unterstützt auch das Zurückschreiben von Statusänderungen und Nachrichten an die Käufer über die API. Dadurch kannst du die Verwaltung der Bestellungen komplett über den Rechnungsdruck durchführen.

Optional kann der Käufer mit einer eigenen Mitteilung benachrichtigt werden. Diese Mitteilungen können auf der Seite Einstellungen -> Benachrichtigungstexte konfiguriert werden.

Bestellungen aus einer Datei importieren

Es soll ja Shopsysteme geben, die keine Programmierschnittstelle anbieten. Als Beispiele seien 1&1 Webshops oder Jimdo Shops genannt.

Um auch diese und andere Shops mit dem Rechnungsdruck nutzen zu können, gibt es ab sofort die Möglichkeit, in einer Datei gespeicherte Bestellungen zu importieren.

Aktuell werden die Exportformate der folgenden Shops unterstützt:

• 1&1 Webshop
• Jimdo Webshop
• Textalk Webshop

Weitere Shopsysteme werden auf Anfrage kurzfristig angebunden, sofern das System einen Bestellexport unterstützt.

Der Import ist ganz einfach und wird auf der Seite Bestellungen -> Datei-Import aufgerufen:

 

Dazu muss der Dateityp ausgewählt werden, ein Text, der in das Feld Plattform der Bestellungen eingetragen wird und es muss festgelegt werden, mit welcher Umsatzsteueroption die Bestellungen importiert werden sollen, da viele Dateiformate diese Information nicht enthalten.

Dann muss natürlich noch die Datei mit den Bestelldaten auf dem eigenen Rechner ausgewählt werden und ein Klick auf "Absenden" startet die Verarbeitung.

Kann die Datei nicht verarbeitet werden, wird eine Fehlermeldung angezeigt, sonst werden die Bestelldaten importiert und eine Übersichtsseite mit den neuen Bestellungen angezeigt:

Trennung von Nummernkreisen und Layouts von Shops

Bislang war es so, dass jede Bestellung zwangsweise einem Shop zugeordnet sein musste. Auch bei manuell erfassten Bestellungen musste ein Shop ausgewählt werden.
Ausserdem hatte jeder Shop seine eigenen Nummernkreise für Rechnung und Lieferschein sowie eigene Layouts für Rechnung und Etikettendruck.

Da der Rechnungsdruck jetzt auch Datei Importe von Bestelldaten unterstützt und nicht unbedingt jeder Shop ein eigenes Rechnungslayout hat, werden ab sofort die Layouts und die Nummernkreise separat verwaltet. Ausserdem muss eine Bestellung nicht mehr unbedingt einem Shop zugeordnet sein.

Nummernkreise

Die Nummernkreise werden auf der Seite Einstellungen -> Nummernkreise verwaltet. Es gibt für jeden Typ einen festen Kreis, der nicht gelöscht werden kann (Als Standard markiert). Dieser wird verwendet, falls dem Shop oder der Bestellung kein anderer Kreis zugeordnet ist. Im einfachsten Fall arbeiten also alle Bestellungen mit diesem einen Standardnummernkreis.

Es können aber auch weitere Nummernkreise definiert werden, die dann auf der Seite Einstellungen -> Shops einem Shop oder über Bestellung Bearbeiten einer einzelnen Bestellung zugeordnet werden können.

Layouts

Die Layout werden jetzt nicht mehr auf der Seite Shops sondern auf der neuen Seite Einstellungen -> Layouts verwaltet. Es können beliebig viele Layouts angelegt werden, es kann aber auch ein einziges Layout für alle Bestellungen aller Shops verwendet werden.

Die Zuordnung von Layout zu Shop erfolgt wie bei den Nummernkreisen auf der Seite Einstellungen -> Shops. Auch hier ist es möglich über Bestellung bearbeiten einzelnen Bestellungen ein anderes Layout zuzuweisen.

xtCommerce / osCommerce Shop anbinden

Betreibst du neben DaWanda oder Etsy auch einen eigenen Onlineshop?
Ab sofort kannst du Onlineshops die von der Shopsoftware osCommerce / xt:Commerce abstammen komfortabel an den Rechnungsdruck anbinden.
Die Einrichtung funktioniert ganz einfach über ein PHP Skript, das auf den Shopserver kopiert werden muss und für die sichere Übertragung der Bestelldaten zuständig ist.
Die Einrichtung wird hier in der Hilfe erklärt. Die Einrichtung des Shops findet wie gewohnt auf der Seite Shop hinzufügen statt. Dort kann auch das notwendige PHP Skript mit einem benutzerabhängigen Passwort erzeugt werden.

Aktuell werden die folgenden Shops offiziell unterstützt, weitere werden auf Anfrage eingebunden:

• osCommerce
• xt:Commerce V3
• Gambio X2
• Zen cart

Nach der Einbindung werden Bestell- und Artikeldaten genau wie bei einem DaWanda und Etsy Shop automatisch abgeglichen, sobald du im Rechnungsdruck aktiv bist.

Auch die Statusübertragung zurück in den Shop, sobald die Bestellung versendet wurde, funktioniert vollautomatisch, wenn du das möchtest.

Falls jemand einen xtCommerce 4 (Veyton) Shop anbinden möchte, freuen wir uns über eine Rückmeldung, denn dafür suchen wir noch testfreudige Verkäufer :)

Arbeiten mit unterschiedlichen Währungen

Bisher hat der Rechnungsdruck als reine DaWanda Lösung nur die Währung EUR unterstützt.
Mit dem Aktivieren der Anbindung an Etsy-Shops wurde es aber notwendig, das Arbeiten mit anderen Währungen zu ermöglichen.
Die Währung der Bestellung wird ab sofort beim Import berücksichtigt und in allen Ansichten und natürlich auf der Rechnung korrekt ausgegeben.

Währung auswählen
Bei importierten Bestellungen muss nichts weiter getan werden - Etsy sendet den passenden Währungscode mit den Bestelldaten über die API.
Bei manuell angelegten Bestellungen kann die Währung über ein neues Auswahlfeld ausgewählt werden. Standardmäßig ist hier EUR vorgegeben:

Währung ändern (umrechnen)
Soll die Währung einer Bestellung in eine andere umgerechnet werden, ist dieses mit einem Klick auf den neuen Button Umrechnen auf der Seite Bestellung bearbeiten möglich:

Es öffnet sich ein Dialog, in dem die neue Währung ausgewählt werden muss. In dem Moment wird der aktuelle Umrechnungskurs abgefragt und in das Feld Umrechnungskurs eingetragen. Dieser Kurs kann natürlich korrigiert werden.

Zur Kontrolle wird die alte und die neue Gesamtsumme angezeigt und bei jeder Änderung sofort aktualisiert:

Wenn alle Eingaben erfolgt sind, rechnet ein Klick auf Währung ändern alle Beträge der Bestellung um, ändert den Währungscode und speichert die Bestellung sofort ab.

Übertragung von Statusänderungen zu DaWanda

Da der Rechnungsdruck die Bestelldaten in einer eigenen Datenbank speichert, arbeiten wir die ganze Zeit mit einer Kopie der Bestellungen. Änderungen am Status einer Bestellung in einem System müssen also zwischen dem Rechnungsdruck und den Shopsystemen wie DaWanda und Etsy hin und her übertragen werden.
Änderungen in den Shopsystemen werden über die API automatisch erkannt und in den Rechnungsdruck übernommen, sofern das in den Einstellungen des Shops aktiviert ist.
Änderungen, die im Rechnungsdruck durchgeführt werden, werden auch über die API in das Shopsystem zurückgespielt, sofern aktiviert und das Shopsystem das auch unterstützt. Hier machen alle mit, bis auf DaWanda. Dort lässt die API leider keine Änderungen am Bestellstatus zu.

Und genau darum soll es in diesem Beitrag gehen.

Bisher gab es für dieses Problem eine Lösung, indem ein Link generiert wurde, mit Hilfe dessen Bestelldaten bei DaWanda auf bezahlt gesetzt werden konnten.

Seit heute gibt es eine andere etwas komfortablere Möglichkeit, alle Statusänderungen an DaWanda zu übertragen und sogar Nachrichten an den Käufer zu senden:

Technischer Hintergrund
Das Verfahren funktioniert über ein sogenanntes Userscript - das ist ein Javascript (ein kleines Programm), das über deinen Browser zusätzlich zu einer bereits angezeigten Seite (in diesem Fall die DaWanda Seite) geladen wird. Dieses Skript empfängt die eine Liste mit Änderungen vom Rechnungsdruck, zeigt sie an und spielt sie auf Knopfdruck in das DaWanda System ein, so als würdest du von Hand alle Änderungen im Browser durchführen.

Es funktioniert mit dem Firefox Plugin Greasemonkey, das installiert sein muss. Es sollten zwar auch alle anderen Browser funktionieren, die direkt oder über ein Plugin Userscripts unterstützen, offiziell unterstützen wir diese Funktion aber nur für Firefox. Google Chrome z.B. kann auch Userscripts ausführen, lädt sie aber grundsätzlich auf jeder Seite, was evtl. zu unerwünschten Effekten oder Fehlfunktionen von anderen Seiten führen kann.

Kurzanleitung

Um die Funktion zu nutzen müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

1. Das Feld Änderungen abgleichen auf der Seite Shops muss für den DaWanda Shop auf dem Wert DaWanda <-> Rechnungsdruck stehen.
2. Der Shop muss hier im Rechnungsdruck genauso heißen, wie der DaWanda Benutzeraccount, sonst können die Änderungen nicht zugeordnet werden.
3. Es muss die Firefox Erweiterung Greasemonkey installiert werden.
4. Es muss ein sogenanntes Userscript  im Firefox Browser installiert werden. Dieses Skript kann über einen Klick auf diesen Link im Browser installiert werden.

Durch das Benutzerskript wird auf der DaWanda Seite Offene Verkäufe oben ein kleiner Kasten eingeblendet:

In diesem Kasten werden noch durchzuführende Statusänderungen für den aktuell angemeldeten Shop angezeigt. Über einen Klick auf den Button Statusänderungen übertragen werden diese Änderungen nun an DaWanda gesendet.
Bei mehreren DaWanda Shops werden immer nur die Daten des gerade bei DaWanda eingeloggten Benutzers angezeigt. Es ist also erforderlich, sich nacheinander mit den verschiedenen DaWanda Konten einzuloggen und die Statusübertragung für jedes Konto durchzuführen.

Wir hoffen, dass diese Erweiterung das Arbeiten gerade für Vielverkäufer wieder ein Stückchen erleichtert.

PS: Weil gerade die Frage im DaWanda Forum auftauchte: Das Skript zeigt auf der "Mein DaWanda"-Seite neben jeder Bestellung einen kleinen Link mit dem Titel "Rechnung erzeugen" an. Damit kann man direkt für diese Bestellung eine Rechnung über den Rechnungsdruck erzgeugen und ausdrucken. Voraussetzung ist auch hier, dass man sich mit dem Browser im Rechnungsdruck eingeloggt hat.

Update

Die neue Version hat soeben das Licht der Welt erblickt. In den nächsten Tagen werde ich hier nach und nach die Neuerungen im Einzelnen vorstellen.

Außerdem haben wir die Domain von dawanda.rechnungsdruck.com auf www.rechnungsdruck.com geändert. Es gibt zwar eine Umleitung, aber trotzdem solltet ihr schon mal die Lesezeichen aktualisieren.

Aufgrund dieser Umbauten wird es unter Umständen etwas im Gebälk knirschen, wir werden aber auftretende Probleme so schnell wir möglich beheben.

Neben neuen sichtbaren Funktionen hat sich auch viel "unter der Haube" geändert. Das wird in Zukunft helfen, Änderungen schneller umsetzen und die Anwendung insgesamt besser warten zu können.

Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung

Pünktlich zum Jahreswechsel wollen oder müssen viele Shopbetreiber den umsatzsteuerlichen Status des Kleinunternehmers nach §19 UStG. aufgeben und wechseln zur Regelbesteuerung.

In diesem Beitrag geht es darum, wie man sein Rechnungsdruck Konto so konfiguriert, dass ab dem 1.1. Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen wird.

Umsatzsteuersätze prüfen
Zuerst muss sichergestellt sein, dass die richtigen Umsatzsteuersätze konfiguriert sind. Viele Benutzer haben die Sätze auf 0% geändert, obwohl das eigentlich gar nicht notwendig gewesen wäre. Die Einstellung findet sich auf der Seite Einstellungen - Einstellungen für die Umsatzsteuer. Dort müssen die beiden Werte für den normalen und den ermäßigten Umsatzsteuersatz für das eigene Land eingetragen werden:

Waren hier falsche Werte eingetragen, wurden diese beim Anlegen der Bestellungen in die Bestelldatensätze kopiert und müssen nachträglich korrigiert werden. Falls das auf dich zutrifft, wende dich bitte über die Kontaktfunktion oder per EMail an uns.

Umsatzsteuer beim Bestellungsimport aktivieren
Für jeden verbundenen Shop sollte auf der Seite Einstellungen - Shops & Layouts die Einstellung Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz angepasst werden (Normaler Ausweis der Umsatzsteuer). Dann werden beim Import bereits die richtigen Werte in die Bestellung geschrieben:

Bereits importierte Bestellungen anpassen
Alle vor der Änderung importierten oder von Hand angelegten Bestellungen stehen jetzt noch auf dem Modus Kleinunternehmerregelung. Sollte es viele Bestellungen betreffen, wende dich an uns, um alle Bestellungen auf einmal umzustellen. Einzelne Bestellungen können über die Funktion Bestellung bearbeiten von Hand von Kleinunternehmer auf Regelbesteuerung umgestellt werden. Dazu gibt es eine Auswahlliste mit dem Titel Umsatzsteuer:

Danach sollte dem Rechnungsdrucken mit Umsatzsteuer nichts mehr im Wege stehen ;) Änderungen am Layout sind nicht notwendig.